1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
FederUnacoma S.u.r.l., con sede legale in Via Aldo Moro, 64, Torre I, Bologna, in persona del proprio rappresentante legale pro tempore, è il titolare del trattamento dei Suoi dati personali (il “Titolare” o “FederUnacoma”).
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Titolare ha nominato un responsabile della protezione dei dati (“Data ProtectionOfficer” o “DPO”) contattabile inviando una e-mail all’indirizzo di posta elettronica dpo@fedrunacoma.it ovvero scrivendo al seguente indirizzo:
Responsabile della protezione dei dati personali - Data ProtectionOfficer(DPO)
c/o FederUnacoma S.u.r.l.
Via Aldo Moro, 64, Torre I, Bologna
40127 - Bologna (BO)
3. DEFINIZIONE DI DATI PERSONALI E INFORMAZIONI RELATIVE ALLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO
Ai sensi del GDPR, per dato personale comune si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (i “Dati”).
Nell’ambito della Sua partecipazione alla manifestazione, al fine di permetterLe di partecipare all’evento, FederUnacoma tratta le seguenti tipologie di Dati:
Nel caso Lei sia privo della cittadinanza italiana, è possibile che il Titolare Le richieda i dati relativi al numero, alla data di emissione e di scadenza del Suo passaporto. Tali Dati non vengono conservati dal Titolare, ma sono esclusivamente funzionali alla richiesta e al rilascio successivamente alla domanda di emissione del biglietto dell’evento - della lettera di invito, documento che può essere anche mostrato alle pubbliche autorità italiane.
Il conferimento dei dati personali indicati è volontario ma necessario per permetterLe di partecipare all’evento promosso da FederUnacoma; in difetto di tale conferimento, non Le sarà possibile beneficiare delle predette prestazioni in Suo favore.
Segnaliamo peraltro che nel corso dell’evento organizzato da FederUnacoma, potrebbero essere effettuate registrazioni audio e video nonché scattate fotografie. Le stesse verranno, in ogni caso, effettuate senza invadere la sfera personale dei soggetti ripresi/fotografati.
Qualora Lei volesse ulteriori dettagli sulle modalità di realizzazione delle suddette riprese/fotografie, la invitiamo a consultare l’apposita sezione del sito.
In ogni caso, il Titolare si impegna ad assicurare che le informazioni raccolte e utilizzate siano appropriate rispetto le finalità descritte nel successivo paragrafo e che ciò non determini un’invasione della Sua sfera personale.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
a. Per dare seguito alle Sue richieste
I Suoi Dati saranno trattati da FederUnacoma per permetterLe di prendere parte a iniziative/eventi dalla stessa organizzate per la gestione del relativo rapporto contrattuale. La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto o l'esecuzione di misure precontrattuali di cui Lei è parte. Il conferimento dei dati è volontario. Tuttavia, il Suo rifiuto al rilascio o l’opposizione integrale al trattamento per le finalità di cui al presente punto potrà comportare comunque l’impossibilità di partecipare all’evento o/e di fornirLe il servizio da Lei richiesto.
b. Per finalità di marketing
Il Titolare potrà trattare i Suoi Dati personali per l’invio di comunicazioni di natura commerciale e/o per iniziative promozionali ai fini dell’offerta diretta di propri prodotti e/o servizi analoghi a quelli da Lei già sottoscritti (es. informazioni aggiornate sui nostri progetti, attività ed eventi). La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare del Trattamento. In ogni caso, Lei potrà opporsi in qualunque momento alla ricezione di tali comunicazioni scrivendo al Titolare all’indirizzo dpo@federuncoma.it.
c. Marketing indiretto
FederUnacoma, con il suo espresso e specifico consenso, potrà inviarle comunicazioni commerciali relative a servizi o prodotti di aziende operanti nei settori di Suo interesse. Lei potrà revocare in qualunque momento il Suo consenso all’utilizzo dei Suoi dati per le finalità descritte nel presente paragrafo scrivendo al Titolare all’indirizzo e-mail privacy@federunacoma.it. In ogni caso, Lei potrà comunque utilizzare i servizi offerti da FederUnacoma.
d. Comunicazione/cessione Dati a società terze
FederUnacoma, previo Suo espresso e specifico consenso, FederUnacoma potrà comunicare e/o cedere alcuni Suoi Dati a società terze, con le quali essa potrebbe concludere accordi di partnership, appartenenti a settori connessi agli eventi e attività organizzati dal Titolare. Tali società, in qualità di autonomi titolari, potrebbero usare i Suoi Dati per finalità commerciali e promozionali e offerta diretta di propri prodotti e servizi. Lei potrà revocare in qualunque momento il Suo consenso all’utilizzo dei Suoi dati per le finalità descritte nel presente paragrafo scrivendo al Titolare all’indirizzo e-mail privacy@federunacoma.it. In ogni caso, Lei potrà comunque utilizzare i servizi offerti da FederUnacoma.
e. Profilazione
FederUnacoma, con il suo espresso e specifico consenso, svolgerà attività di profilazione finalizzate a comprendere le sue possibili esigenze in relazione all’offerta di nuovi servizi in base alle preferenze manifestate. Con riferimento a questa finalità, la base giuridica del trattamento è costituita dal suo specifico consenso, in mancanza del quale il Titolare non potrà svolgere sui suoi dati attività di profilazione. In ogni caso, Lei potrà comunque utilizzare i servizi offerti da FederUnacoma.
f. Adempimento di un obbligo legale
FederUnacoma potrà trattare i Suoi Dati per finalità relative all’adempimento di un obbligo legale al quale il Titolare è soggetto (es. per finalità amministrative, fiscali e legali). La base giuridica di tale trattamento è pertanto l’adempimento di un obbligo di legge.
g. Tutela di un diritto
FederUnacoma potrà trattare i Suoi Dati per le finalità necessarie ad accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare, anche in sede giudiziaria, o ogniqualvolta le Autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare.
h. Pubblicazione di materiale, comunicazioni, articoli e/o presentazioni.
I Suoi Dati saranno trattati da FederUnacoma per effettuare riprese video e/o fotografie nel corso delle manifestazioni e degli eventi per la pubblicazione su nostri siti web/landing pages e profili social (es. Facebook, Youtube, etc.) e su brochure, cataloghi, flyers e altro materiale cartaceo che promuove gli eventi. La base giuridica del trattamento è costituita dal legittimo interesse del titolare, in quanto le riprese effettuate dal Titolare nell’ambito di questa finalità sono esclusivamente generiche. Un eventuale rifiuto da parte sua comporterebbe l’impossibilità, per FederUnacoma, di fornire il servizio richiesto. In ogni caso, la realizzazione delle riprese e delle foto verrà effettuata evitando di invadere la sfera personale dei soggetti ripresi/fotografati. Eventuali fotografie o riprese specifiche saranno, invece, effettuate da FederUnacoma solo a seguito di un suo consenso, che Le sarà eventualmente richiesto accompagnato da un’idonea informativa e da una liberatoria dedicata.
5. PRIVACY POLICY SU UTILIZZO IMMAGINI
I video e gli scatti fotografici realizzati in occasione di iniziative promosse da FederUnacoma potranno essere pubblicati al fine di documentare e pubblicizzare manifestazione ed eventi sui siti web della Federazione, nonché sui suoi canali social e su materiale cartaceo, come presentazioni, brochure.
In ogni caso, la realizzazione delle riprese e delle foto verrà effettuata evitando di invadere la sfera personale dei soggetti ripresi/fotografati attenzionando l'angolatura della fotografia/ripresa (a titolo esemplificativo, evitando le inquadrature in primo piano, optando per riprese effettuate dall'alto o per campi molto larghi, che consentano di contestualizzare il luogo dell'evento, ma non di riconoscere singoli individui; nell'ipotesi in cui la fotografia/ripresa ritragga anche soggetti minori, oscurare il volto di quest'ultimi. Con esclusivo riferimento alle videoregistrazioni, non cogliere i frammenti di conversazioni tra gli interessati).
Il trattamento dei dati è basato sul legittimo interesse del Titolare, in quanto le riprese effettuate nell’ambito di questa finalità sono esclusivamente generiche e nel rispetto dei Suoi diritti e libertà. Un eventuale rifiuto comporterebbe l’impossibilità, per FederUnacoma, di fornire il servizio richiesto.
Le immagini saranno utilizzate per il periodo necessario alle attività di comunicazione di quanto occorso in occasione dell’evento sino all’edizione successiva; decorso tale termine, saranno conservate nell’archivio Storico del Titolare.
Qualora, un soggetto ripreso/fotografato ritenga che vi sia stata un’invasione dei propri diritti e libertà a seguito della pubblicazione potranno chiederne la cancellazione inviando una e-mail all’indirizzo di posta elettronica dpo@fedrunacoma.it.
Eventuali fotografie o riprese specifiche saranno, invece, effettuate da FederUnacoma solo a seguito di esplicito consenso, che sarà eventualmente richiesto accompagnato da un’idonea informativa e da una liberatoria dedicata.
6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Il trattamento è effettuato con strumenti manuali e/o informatici e telematici, in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR.
7. COMUNICAZIONE DEI DATI A SOGGETTI LOCALIZZATI SUL TERRITORIO UE E NON-UE
I Suoi dati personali potranno essere comunicati e trattati da soggetti esterni operanti in qualità di titolari autonomi ai sensi degli artt. 4 e 24 GDPR quali, a titolo esemplificativo, autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti, pubblici o privati, legittimati a richiedere i dati e/o a soggetti operanti in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR), quali sempre a titolo esemplificativo soggetti dei quali si avvale per lo svolgimento di attività connesse alla organizzazione dell’evento e alle iniziative collegate e/o alla pubblicazione dei contenuti multimediali raccolti durante la manifestazione, società di consulenza e/o studi professionali e/o professionisti, ad esempio legali, fiscali e compagnie di assicurazioni.
L’elenco dei Responsabili del trattamento è aggiornato a cura del Titolare ed è disponibile presso il medesimo per la consultazione, all’indirizzo e-mail privacy@federunacoma.it.
I Suoi dati, previa acquisizione del Suo consenso, potranno inoltre essere comunicati a società terze, appartenenti a settori connessi agli eventi e attività organizzati dal Titolare con le quali FederUnacoma potrebbe concludere accordi di partnership.
Il Titolare, inoltre, potrà comunicare i Suoi Dati, ai soggetti cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge.
Infine, previa acquisizione del Suo consenso, la Sua immagine potrà essere diffusa a soggetti indeterminati attraverso i canali utilizzati dal Titolare tra cui siti web, social network e riviste cartacee.
I Suoi dati non saranno trasferiti al di fuori dell'Unione Europea. In ogni caso, qualora i Suoi dati siano trasferiti a soggetti localizzati in territorio non-UE saranno adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei Suoi Dati Personali nel rispetto delle condizioni previste dall'articolo 45 e ss. del GDPR.
8. PERIODO DI CONSERVAZIONE
I Suoi dati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge.
I Dati a Lei riferibili, raccolti al fine di permetterLe di partecipare a uno specifico evento e/o a una certa iniziativa ovvero forniti nell’ambito dello/a stesso/a saranno trattati per tutta la durata dell’evento/della iniziativa cui la raccolta si riferisce e saranno conservati per il periodo prescrizionale applicabile successivo alla conclusione di tale evento/iniziativa, esclusivamente per finalità connesse all’adempimento di obblighi di legge o alla difesa di diritti di FederUnacoma in sede giudiziaria.
Per quanto attiene ai soggetti privi della cittadinanza italiana, i dati relativi al numero, data di emissione e di scadenza del passaporto, vengono trattati per il tempo strettamente necessario all’emissione della lettera di invito e non vengono conservati dal Titolare.
Infine, con riferimento ai trattamenti per finalità di marketing, di profilazione e di comunicazione e/o cessione dei Suoi Dati, il Titolare tratterà i Dati a Lei riferibili per tutta la durata del rapporto e fino a che sussistano obbligazioni o adempimenti connessi all’esecuzione di tale rapporto, salvo eventuale opposizione o revoca del consenso da Lei prestato.
Le immagini saranno utilizzate per il periodo necessario alle attività di comunicazione di quanto occorso in occasione dell’evento sino all’edizione successiva; decorso tale termine, saranno conservate nell’archivio Storico del Titolare.
9. I SUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI INTERESSATO DEL TRATTAMENTO
Durante il periodo in cui FederUnacoma è in possesso o effettua il trattamento dei Suoi dati personali, Lei, in qualità di interessato del trattamento, può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti di cui agli articoli 15 – 22 del GDPR:
Diritto di accesso – Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi dati personali, nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
Diritto alla rettifica – Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei Suoi dati personali in nostro possesso, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
Diritto alla cancellazione – in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi dati personali presenti all’interno dei nostri archivi;
Diritto alla limitazione del trattamento – al verificarsi di talune condizioni, Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i Suoi dati personali;
Diritto alla portabilità – Lei ha il diritto di ottenere il trasferimento dei Suoi dati personali in nostro possesso in favore di un diverso Titolare;
Diritto di opposizione – Lei ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che La riguardano, compresa la profilazione, basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri, salvo sussistano motivi legittimi per il Titolare per continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
Diritto di revoca del consenso – Lei ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati personali in qualsiasi momento, restando ferma la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo – nel caso in cui FederUnacoma rifiutasse di soddisfare le Sue richieste di esercizio dei diritti riconosciuti dal GDPR, verranno fornite le ragioni del relativo rifiuto. Se del caso, Lei ha il diritto di proporre reclamo così come descritto nel seguente paragrafo 10.
Tali richieste potranno essere indirizzate a FederUnacoma esclusivamente al seguente indirizzo e-mail privacy@federunacoma.it.
10. RECLAMI
Qualora Lei desiderasse proporre un reclamo in merito alle modalità attraverso cui i Suoi Dati sono trattati da FederUnacoma, ovvero in merito alla gestione di un reclamo da Lei proposto, Lei ha il diritto di presentare un’istanza direttamente all’Autorità di controllo.